Spese aziendali e costi aziendali: come gestirli efficacemente e quali errori evitare per non pagare in tasse più di quanto devi. Quest’articolo è realizzato in collaborazione con Wallester Business che ha supportato anche la creazione del video sul mio canale YouTube che scoprirai fra poco…
Conoscere quali sono le voci di costo che incidono su una attività o una impresa, stabilire gli obiettivi aziendali ed il budget da allocare alle varie categorie di spesa è fondamentale.
Con il termine costi aziendali vengono indicate tutte le spese che un’azienda deve sostenere per svolgere la propria attività.
Questi costi possono comprendere:
- Acquisto di materie prime
- Pagamento dei salari ai dipendenti
- Spese amministrative
- Costi per energia e trasporti
- Mantenimento delle attrezzature
- Costi di marketing
- Formazione
- Rappresentanza
Costi aziendali
In base alla loro natura, i costi aziendali si possono classificare in costi fissi e costi variabili.
I costi fissi sono tutti quei costi che non variano in relazione alla produzione o al volume delle vendite poiché devono essere sostenuti anche se non si produce o vende alcun prodotto, fra questi si possono elencare:
- Affitti e/o mutui per immobili aziendali
- Stipendi del personale
- Utenze fisse
- Ammortamenti
I costi variabili variano e dipendono dal livello di produzione o attività commerciale, fra questi ci sono:
- Materie prime
- Forniture utilizzate per la produzione
- Costi di trasporto
- Manodopera diretta
- Commissioni di vendita
Le spese aziendali possono poi essere classificate in costi semi variabili (ad esempio l’energia elettrica, che ha una componente fissa ed una variabile in base ai volumi di produzione) e costi diretti o indiretti: i primi sono attribuiti alla produzione di un bene/servizio mentre i secondi non possono essere collegati ad un singolo prodotto o servizio.
Spese aziendali: come gestirle efficacemente
Una gestione efficace dei costi aziendali è essenziale per migliorare la redditività del business.
Alcune strategie per gestire le spese aziendali sono:
- Riduzione dei costi fissi tramite outsourcing, digitalizzazione, contrattazione
- Controllo dei costi variabili tramite economia di scala, ottimizzazione della produzione e gestione della supply chain
- Monitoraggio continuo attraverso report finanziari e strumenti di budgeting che permettono di individuare o evidenziare inefficienze ed apportare correzioni
Proprio su quest’ultimo punto ci viene in aiuto Wallester Business.
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Una corretta gestione delle spese aziendali è fondamentale per:
- Evitare sprechi
- Pianificare investimenti futuri
- Migliorare la redditività del business
Imparare a gestire le spese aziendali ci permette di attuare una vera e propria ottimizzazione fiscale delle spese (a proposito vedi anche l’articolo su soluzione tasse): riuscire a ricostruire e documentare ogni singola spesa effettuata per l’attività può essere molto complicato, e se non riusciamo a riportare correttamente tutte le spese che abbiamo sostenuto al nostro commercialista rischiamo letteralmente di perdere soldi…
Come sai io da diversi anni ho un commercialista online e semplificare la riconciliazione delle spese è fondamentale: se non sbaglio, dimenticandosi o perdendo gli scontrini per un ammontare di 500 € di spese sostenute per l’attività andremo a pagare 150 € di imposte non dovute…
Riporta questo esempio sul tuo business per capire quanto una corretta gestione delle spese aziendali può permetterti di risparmiare in imposte e deduzioni!
Documentazione delle spese aziendali
Riuscire a documentare tutte le spese sostenute per la propria attività è fondamentale, e conservare decine o centinaia di scontrini da riassociare poi ad ogni singolo pagamento è un vero e proprio lavoro che ci può fare perdere tantissime ore che potremmo dedicare alla nostra attività, senza considerare il rischio di perdere qualche scontrino e di conseguenza non riuscire a documentare le spese aziendali…
In assenza di una documentazione precisa e chiara delle spese sostenuta si rischiano delle contestazioni da parte del fisco con la conseguente rideterminazione del reddito che porta ad imposte e sanzioni da pagare…
Con Wallester Business è possibile semplificare ed ottimizzare la gestione delle spese aziendali:
- Chiunque può creare un account gratuito ed avrà a disposizione
- 300 Carte virtuali, carte fisiche illimitate ed assistenza in tempo reale
Grazie a Wallester sarà semplice riuscire a tenere traccia delle spese effettuate e potremo:
- Gestire tutte le spese aziendali
- Assegnare budget di spesa
- Dividere le spese aziendali per categorie
- Avere un accesso più rapido ai documenti contabili e sincronizzare i dati delle spese con il nostro software in uso
- Ricevere un reminder ogni volta che viene effettuata una spesa che ci ricorda di fare una foto allo scontrino ed associare immediatamente la spesa al pagamento
- Mantenere sotto controllo ogni operazione di pagamento
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Fra i punti di forza di Wallester abbiamo inoltre:
- Il supporto in lingua italiana
- La possibilità di effettuare pagamenti in 10 valute differenti
- La possibilità di effettuare pagamenti con Apple Pay e Google Pay
- Integrazione 3DSecure e monitoraggio dalle frodi con possibilità di impostare preferenze e whitelist di pagamento
- API all’avanguardia per una integrazione semplice e veloce con la nostra infrastruttura finanziaria
- Account demo per vedere la piattaforma prima di completare la registrazione e processo di onboarding semplice e veloce
Grazie ad una piattaforma ed un servizio come quello offerto da Wallester Business potremo gestire meglio le spese aziendali e prendere decisioni consapevoli analizzando:
I costi totali, ovvero l’insieme delle spese che abbiamo sostenuto, i costi variabili e i costi fissi, i costi marginali (che indicano la variazione del costo totale in base alla produzione di una o più unità in più di un determinato prodotto/servizio).
Con il termine costo marginale si indica infatti il costo aggiuntivo che si deve sostenere per produrre un prodotto o un servizio in più: grazie ad una corretta conoscenza dei costi marginali sarà possibile stabilire quale sarà il break even point, ovvero il momento in cui si raggiungerà la parità e si cominceranno a fare profitti.
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Sempre parlando di spese aziendali alcune aziende hanno bisogno di conoscere anche:
- Il costo medio per unità di produzione
- Il costo unitario di ogni prodotto, fondamentale per stabilire il prezzo di vendita
- I costi di investimento (ovvero le spese sostenute per acquisire beni strumentali, impianti, attrezzature e/o tecnologie per la produzione ed il funzionamento dell’azienda)
- I costi di gestione, necessari per le attività quotidiane, questi incidono direttamente sulla redditività e sul profitto di una azienda
Esistono poi diverse altre sottocategorie di costi e spese aziendali, ma penso in quest’articolo di essere riuscito a darti alcune informazioni estremamente importanti per una corretta gestione delle spese aziendali.
Ricorda che una gestione efficiente delle spese aziendali permette ad un’azienda di mantenere i prezzi più bassi, aumentare la qualità dei prodotti, investire in innovazione ed avere un vantaggio competitivo.
Esistono infine quelli che vengono definiti costi nascosti, ovvero:
- Il costo opportunità: tutte le decisioni che vengono prese hanno un costo per l’azienda che può influire sulla sua redditività
- Il costo di obsolescenza delle attrezzature e delle tecnologie utilizzate
- I costi di conformità legati all’adeguamento dei prodotti o servizi alle normative fiscali, lavorative e ambientali)
